El objeto del presente procedimiento es definir la sistemática para la Elaboración, Modificación, Revisión, Aprobación, Distribución y Archivo de todos los Documentos que conforman el Sistema Integral de Gestión Gerencial de la empresa JLC CONSULTORES.
2. ALCANCE
Este procedimiento es de aplicación a todos los documentos que conforman el Sistema de gestión de la calidad y a las áreas que afectan directamente la calidad del servicio que proporciona la organización.
3. REFERENCIAS
· Norma ISO 9001 versión 2008
4. DEFINICIONES
· Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas.
· Formato para registro: Documento base que establece los campos a diligenciar como resultado de actividades a desempeñar.
· Manual de procedimiento: documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de cada una de las unidades administrativas de la empresa te lo Envío, o de dos ò más de ellas.
5. Elaboración, revisión y aprobación
En cada documento del derivado de los manuales de la empresa y de la norma ISO 9001 versión 2008 se definen o identifican las responsabilidades a nivel de procesos para la elaboración, revisión y aprobación antes de su ejecución y/o distribución.
6. Cambios en los documentos
La revisión de los documentos que conforman el sistema de registro podrá ser debida a cambios operacionales o a necesidades definida por los diferentes responsables implicados y siempre será realizada por los responsables iniciales.
Los cambios en los documentos derivarán en la creación de un documento con nueva fecha y edición. Los cambios sufridos se registrarán en el apartado de histórico de ediciones de cada documento procediéndose a la actualización de la edición vigente en la intranet. La primera edición llevará el número 01, las demás realizarán los consecutivos.
Los cambios en los documentos conllevarán la actualización del “Listado de Documentos en Vigor” que es mantenida por el responsable de registros de cada proceso.
7. DISTRIBUCIÓN DE LOS DOCUMENTOS
a) La distribución de los documentos se realiza a través de los responsables identificados. Éstos reciben los documentos y son responsables de su distribución a todo el personal implicado y dependiente. La distribución de los documentos se realiza personalmente.
b) Cada vez que se cambie un documento el responsable lo comunicará al personal afectado por el cambio, comunicando la naturaleza de los cambios.
c) En aquellos lugares donde no se pueda acceder a la documentación en soporte informático, se distribuirá copia en papel. Toda copia en soporte papel es susceptible de estar obsoleta por lo que para asegurarse de su estado se deberá acceder a todas las dependencias de la empresa.
d) Para facilitar la identificación de los documentos que debe conocer y/o puede requerir para su uso y distribución cada uno de los responsables, se elaborara una tabla de control de documentos en vigor que se distribuirá inicialmente, y cada vez que se Modifique, por correo electrónico. En el caso de que haya algún responsable cuando se distribuya por medio electrónico, la distribución de esta Tabla se distribuirá copia en papel, mediante nota interior o similar. En esta Tabla se indicará los documentos que debe conocer y/o puede requerir cada responsable, incluyendo código, edición y fecha de entrada en vigor, todo ello para su conocimiento, uso, puesta en práctica, distribución y divulgación a todo el personal de su área de responsabilidad.
e) Las versiones obsoletas serán guardadas por el responsable encargado, en soporte informático, por un período no menor a la validez del certificado (3 años según la ley) para garantizar su conservación, de forma que permanezcan legibles, claramente identificables y sean recuperables cuando sea necesario.
8. MODIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
a) Las modificaciones a los documentos en vigor podrán ser debidas a cambios operacionales o a necesidades definidas por los diferentes responsables implicados, pudiendo ser propuestas por cualquier persona de la empresa JLC CONSULTORES
b) Las propuestas deben realizarse al responsable de elaboración del documento correspondiente. Este evaluará la necesidad de realizar los cambios oportunos procediéndose a su revisión y aprobación por las mismas personas que lo hicieron inicialmente, a menos que se especifique lo contrario.
c) La revisión, aprobación, distribución y archivo de la nueva revisión del documento se regirá por lo dispuesto en los correspondientes apartados del presente procedimiento, derivando en un documento con nueva fecha y/o edición, procediéndose a la actualización de la edición vigente donde se almacena el documento maestro.
d) Siempre que sea posible, en el documento revisado se incluirá una relación o identificación de las modificaciones introducidas en el mismo desde la última edición (histórico de ediciones).
e) Las modificaciones en los documentos se identificarán siempre en soporte informático cambiando el color de la fuente arial, azul y resaltando el fondo en amarillo.Los documentos que se cambien completamente se mantendrán en negro, especificándose que es una modificación íntegra del documento en el histórico de ediciones.
9. archivo
Los documentos originales son administrados por la persona responsable de cada proceso, creará las carpetas pertinentes, la nomenclatura para las mismas (siguiendo los parámetros indicados en el presente documento) y los soportes electrónicos respectivos entre otros, que han de garantizar la conservación de la información. De estos últimos soportes se deben crear los respectivos Backus, en formatos tales que sea posible recuperar la información cuando sea necesario.